legislação

Portaria Normativa nº71

PORTARIA NORMATIVA nº 071/2020

Considerando o Decreto 64.355, de 31de julho de 2019, que institui na Administração Pública do Estado de São Paulo, o Programa SP Sem Papel,
Considerando que a produção de documentos e processos digitais tornam a gestão documental mais eficiente, proporcionando segurança, transparência, economicidade e sustentabilidade ambiental; e
Considerando a necessidade de orientar e normatizar o processo de transição da gestão documental física para o modelo digital.
A Diretoria Executiva estabelece os procedimentos relativos ao Programa SP Sem Papel no âmbito da Fundação Procon-SP:
Artigo 1º – A produção, gestão, abertura, tramitação, armazenamento, preservação, segurança, e informações arquivísticas de novos documentos na Fundação Procon-SP deverão ser feitos exclusivamente, através do programa SP Sem Papel, a partir de 01/09/2020.
§ 1º – O previsto no caput não se aplica:
a – aos expedientes administrativos autuados fisicamente antes de 01/09/2020
b – aos expedientes administrativos relacionados aos processos fiscalizatório, sancionatório e de atendimento e orientação ao consumidor.
§ 2º – Os documentos externos recebidos e protocolados fisicamente serão digitalizados e autuados no ambiente do Programa SP Sem Papel.
§ 3º – Os expedientes administrativos autuados antes da implementação do programa SP Sem Papel, manterão a tramitação em papel até seu encerramento
Artigo 2º – Compete aos usuários do programa SP Sem Papel:
I – Antes de inserir o documento no ambiente SP Sem Papel, verificar se o mesmo não está relacionado aos processos fiscalizatório, sancionatório ou de atendimento e orientação ao consumidor.
II – Receber os documentos externos e na sequência proceder à digitalização e tramitação, inserindo-os no sistema; anotar o número de registro fornecido pelo Programa SP Sem Papel; e mantê-lo arquivado em ordem cronológica, conforme o prazo determinado na Tabela de Temporalidade.
III – Os processos e expedientes administrativos somente serão autuados pelo Protocolo com autorização da chefia de gabinete ou servidor designado.
IV- a tramitação dos documentos digitais entre as diretorias e assessorias será realizada pelo responsável do setor ou por servidor formalmente designado, o qual se responsabilizará pela distribuição;
Artigo 3º – As dúvidas para utilização do Programa SP Sem Papel deverão ser dirimidas obedecendo a seguinte hierarquia de suporte:
I – Com a equipe de Operação Assistida do programa nas duas primeiras semanas seguidas da implementação;
II – o formador local já indicado pelo setor à administração do Programa SP Sem Papel, será responsável pela multiplicação do conteúdo do programa e da tutoria durante a certificação do treinamento à distância oferecido a todos os servidores;
III – Dúvidas de suporte técnico na Assessoria de Tecnologia e Comunicação – ATIC;
IV – Cadastramento de dúvidas de operação e gestão através do e-mail: sempapelseds@sp.gov.br.
Artigo 4º – A Coordenadoria de Recursos Humanos deverá informar a movimentação de pessoal ao Administrador do Programa SP Sem Papel, fornecendo: nome completo, cargo, CPF e e-mail institucional do servidor, com o fim de que haja atualização do cadastro no ambiente oficial.
Artigo 5º – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

São Paulo, 31 de agosto de 2.020.

 

FERNANDO CAPEZ
Diretor Executivo

Atenção Consumidor

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